Beveiliging en gegevens

Wie Double Menu exploiteert

WISE MONKS, UAB
Ondernemingsnummer: 301681679
Btw: LT100004359618
Mildos g. 4, LT-10311 Vilnius, Lithuania
E-mail: hello@doublemenu.ai

Hetzelfde team bouwt IdentityCall.ai, een platform voor gespreksanalyse. Double Menu is een apart product, met eigen infrastructuur en een eigen contract.

Voor de marketingsite doublemenu.ai zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gespreksgegevens die u en uw bellers binnen de applicatie op app.doublemenu.ai aanmaken, bent u de verantwoordelijke en zijn wij uw verwerker.

Bij wie u koopt

Betaalde abonnementen worden verkocht door Creem B.V. als merchant of record. Creem int de betaling, stuurt de factuur en regelt de btw; uw kaartgegevens bereiken onze servers nooit.

Waar de applicatie en uw gegevens draaien

• Applicatie, database en spraakservers — Hetzner, Neurenberg, Duitsland. Hier staan uw menu's, uw gespreksgegevens en uw opnamen.
• Deze marketingsite — Cloudflare, geleverd vanaf zijn wereldwijde netwerk.
• Gepubliceerde menu-audio — objectopslag van Cloudflare. Menuteksten worden bij het publiceren omgezet naar audio, zodat tijdens het gesprek alleen kant-en-klare bestanden worden afgespeeld.

De database is niet bereikbaar vanaf het publieke internet. Ze staat op een privénetwerk waar alleen onze eigen applicatieservers bij kunnen.

Subverwerkers

Dit zijn de leveranciers die namens ons gegevens kunnen verwerken, en wat elk van hen doet:

• Hetzner — hosting van applicatie, database en spraakservers (Duitsland).
• Cloudflare — deze site, DNS en contentlevering, en objectopslag voor gepubliceerde menu-audio.
• DIDWW — telefoonnummers en gespreksterminatie.
• ElevenLabs — spraaksynthese voor menuteksten en het gesprek zelf op AI-takken. Komt alleen in beeld wanneer u een AI-tak aanzet.
• Creem B.V. — betalingen en merchant of record.
• Google Ireland Limited — websitestatistieken en advertenties, en alleen als u die cookies accepteert.

Niet elke leverancier hierboven is in de EU gevestigd. Waar dat niet zo is, berust de doorgifte op een adequaatheidsbesluit of op de EU-modelcontractbepalingen. De bindende, actuele lijst hoort bij de verwerkersovereenkomst — mail hello@doublemenu.ai en we sturen hem toe.

Wat er gebeurt bij een gesprek zonder AI-tak

Als een gesprek nooit in een AI-tak komt, verlaat er geen audio van de beller het gesprek. Er gaat niets naar een spraakaanbieder, er wordt niets opgenomen en niets getranscribeerd. Het menu reageert op de toets die de beller indrukt, en elk woord dat hij hoort is als audio gemaakt toen u het menu publiceerde.

Dat geldt ook voor het inplannen van afspraken. Afspraken via toetsen leest de vrije tijden voor uit audio die bij publicatie is gemaakt en wacht op een toetsdruk — er komt nergens spraakherkenning aan te pas. We verwerken wel het nummer van de beller en de gekozen tijd, want dat heeft de bevestigings-sms nodig.

Spraaksynthese loopt wel via een externe aanbieder, maar werkt op de tekst die u typt, vóór elk gesprek — nooit op de stem van uw beller. Opnames en transcripties bestaan alleen voor gesprekken die door een AI-tak zijn gegaan, en alleen als u opnemen hebt ingeschakeld.

Gespreksopname en toestemming van de beller

Gespreksopname staat standaard uit. Het is een instelling die u per assistent aanzet, niet iets wat gebeurt omdat u zich hebt aangemeld.

Daarnaast is er een opnamemelding die u kunt aanzetten, met een tekst die u zelf schrijft en die de beller aan het begin van het gesprek te horen krijgt. Ook die staat standaard uit. Of u hem nodig hebt — en wat hij moet zeggen — hangt af van het land waarin u werkt, dus schrijven wij hem niet voor u.

Hoe lang opnamen bewaard blijven

Zet u opname aan, dan is de standaardbewaartermijn voor audio 0 dagen: het gesprek wordt afgehandeld en er blijft geen audio achter. De andere keuzes zijn 7, 30 en 90 dagen, waarna de audio wordt verwijderd.

Gespreksgegevens en transcripties blijven in uw account staan zodat uw dashboard en statistieken werken. U kunt ze verwijderen, en het sluiten van uw account wist ze.

AI en uw gegevens

AI is optioneel en staat op elk plan standaard uit. Het plan Line heeft helemaal geen AI in het gesprekspad: wilt u nooit een machine die met uw bellers praat, dan maakt dat plan het structureel onmogelijk in plaats van het aan een instelling over te laten die iemand kan aanzetten.

Wij trainen geen modellen op uw gesprekken. Wij bouwen en trainen geen eigen spraak- of taalmodellen. AI-takken worden afgehandeld door een externe spraakleverancier onder een verwerkersovereenkomst; wat die leverancier wel en niet met de audio mag doen, staat in de verwerkersovereenkomst.

Een kennisbank die u uploadt, dient om de vragen van uw eigen bellers te beantwoorden, en verder niets.

Verwerkersovereenkomst

Wij bieden elke betalende klant een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 GDPR, met de lijst van subverwerkers erbij. Die is op aanvraag beschikbaar en niet hier gepubliceerd — mail hello@doublemenu.ai. Dat zeggen we liever dan te suggereren dat er een openbaar document bestaat.

Beveiligingspraktijk

• De site en de applicatie worden via HTTPS geleverd.
• De productiedatabase staat op een privénetwerk en is niet naar internet ontsloten.
• Servertoegang gaat uitsluitend via deploysleutels; inloggen met een wachtwoord staat uit.
• Inloggen op het product gaat zonder wachtwoord — een link naar uw e-mailadres, dus er is geen wachtwoord van u dat wij kunnen kwijtraken.

Wat wij niet beweren

Deze sectie bestaat omdat vertrouwenspagina's haar meestal weglaten.

• Double Menu heeft geen SOC 2- en geen ISO 27001-certificering. Wij zetten geen badge in de voettekst voor een audit die we niet hebben gehad.
• „GDPR-compliant” is geen certificaat dat iemand uitgeeft. In plaats van dat te beweren beschrijven we wat we werkelijk doen en laten we het oordeel aan u.
• De verwerkersovereenkomst en de lijst met subverwerkers zijn op aanvraag beschikbaar, nog niet gepubliceerd op deze site.
• Wij hebben de concurrerende producten op onze vergelijkingspagina's niet zelf getest; die pagina's citeren de eigen documentatie van elke aanbieder.

Een beveiligingsprobleem melden

Iets gevonden? Mail hello@doublemenu.ai met genoeg details om het na te bootsen. Wij bevestigen de ontvangst en treden niet op tegen wie te goeder trouw meldt en niet bij gegevens van anderen gaat kijken.